Was sind die wichtigsten Aufgaben eines virtuellen Assistenten?

By Hope Taylor · 2024-03-11

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten kann ein echter Segen für kreative Unternehmer sein. Virtuelle Assistenten können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen und den Inhabern helfen, sich auf wichtige unternehmerische Aufgaben zu konzentrieren. In diesem Blogbeitrag werde ich über die bedeutende Rolle eines virtuellen Assistenten und die fünf wichtigen Aufgaben meiner virtuellen Assistentin sprechen.

Die Bedeutung der Einstellung eines virtuellen Assistenten für kreative Unternehmer

  • Hallo Leute, willkommen zurück auf meinem Kanal. Mein Name ist Hope und ich bin Fotografin und Business Coach mit Sitz in Charleston. Auf diesem YouTube-Kanal teile ich Wissen für Unternehmer und gebe euch einen Einblick in mein Leben im Low Country. Heute freue ich mich besonders, denn das Thema, über das ich sprechen werde, wird in der Kreativbranche viel zu selten angesprochen: die Einstellung eines Teams, insbesondere eines virtuellen Assistenten.

  • Wenn es darum geht, einen virtuellen Assistenten einzustellen, ist es oft schwierig herauszufinden, welche Aufgaben dieser für das eigene Unternehmen übernehmen sollte. Virtuelle Assistenten sind in der Regel in der Lage, eine Vielzahl von Tätigkeiten für andere Unternehmer zu erledigen, von E-Mails über Social Media bis hin zu Branding und Website-Redesign. Deshalb möchte ich euch heute dabei helfen, genau festzulegen, welche Aufgaben ein virtueller Assistent in eurem Unternehmen übernehmen könnte.

  • In einem meiner vorherigen Videos habe ich bereits über das Auslagern von Bildbearbeitung gesprochen und betont, dass Unternehmer nicht alles alleine erledigen sollten. Sie brauchen Unterstützung, ein Team, und sollten sich nur auf die wichtigsten Aufgaben in ihrem Unternehmen konzentrieren. Erfolgreiche Unternehmer haben erkannt, dass sie nicht jeden einzelnen Task selbst erledigen sollten, wenn sie ihr Unternehmen skalieren wollen. Sie sollten sich stattdessen auf die Erstellung von Inhalten, die Erstellung von Kursen und das Teilen von Inhalten in sozialen Medien konzentrieren.

  • Es ist jedoch immer noch so, dass viele Menschen in jedem kleinen Detail gefangen sind und glauben, dass sie alles selbst erledigen müssen. Dadurch bleiben sie in Aufgaben wie E-Mail-Verwaltung, Social Media Management und vielem mehr stecken, anstatt sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Die Einstellung eines virtuellen Assistenten kann dabei helfen, diese Tätigkeiten abzugeben und sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Die Bedeutung der Einstellung eines virtuellen Assistenten für kreative Unternehmer
Die Bedeutung der Einstellung eines virtuellen Assistenten für kreative Unternehmer

Fünf wichtige Aufgaben meiner virtuellen Assistentin

  • Heute möchte ich fünf Aufgaben vorstellen, die meine virtuelle Assistentin für mich übernimmt.

  • Als sie sich anfangs bei mir meldete, bot sie nur Pinterest-Services an. Sie fragte, ob ich Hilfe mit meinem Pinterest brauche, woraufhin ich zugestimmt habe, da ich mich bisher nicht darum gekümmert hatte.

  • Zuerst übernahm sie das Pinning für mich auf Pinterest, aber dann habe ich ihr auch andere Aufgaben übertragen, da sie einfach so gut darin war.

  • Ich möchte fünf dieser Aufgaben hervorheben, die sie für mich erledigt, und hoffe, dass dies Ihnen zeigt, wie befreiend und spannend es sein kann, jemanden in Ihrem Unternehmen einzustellen, der administrative Aufgaben übernimmt.

  • Die Grundüberlegung ist, dass administrative Aufgaben oder etwas, das Sie einem Praktikanten oder Mitarbeiter für sieben oder acht Dollar pro Stunde zahlen könnten, ausgelagert werden sollte.

  • Ich zahle meiner Assistentin natürlich deutlich mehr, aber solche Aufgaben sollten grundsätzlich ausgelagert werden. Sie sollten sich nur auf Aufgaben konzentrieren, die nur Sie selbst erledigen können.

Fünf wichtige Aufgaben meiner virtuellen Assistentin
Fünf wichtige Aufgaben meiner virtuellen Assistentin

Emilys Aufgaben für die Verwaltung der sozialen Medien

  • Emily ist in erster Linie für meine Facebook-Seite zuständig, die mein wichtigstes soziales Medium ist. Ich bin am aktivsten auf Instagram, verbringe also die meiste Zeit auf dieser Plattform. Das bedeutet, dass ich für die anderen sozialen Medienplattformen idealerweise jemand anderen brauche, der dafür zuständig ist. Emily übernimmt daher verschiedene Aufgaben für mich auf Facebook. Sie teilt beispielsweise neue Blog-Beiträge über die Hochzeiten, die ich fotografiere, und stellt sicher, dass alle Kommentare beantwortet werden. Zudem sorgt sie dafür, dass sämtliche Nachrichten gelesen werden und leitet sie gegebenenfalls an meine E-Mail weiter. Ihr Job besteht im Wesentlichen darin, sicherzustellen, dass meine Facebook-Seite funktioniert und sämtliche Inhalte, die ich auf Instagram teile, auch dort geteilt werden. Sie erledigt das so gut, dass sie viel besser damit zurechtkommt als ich es je könnte, und ich möchte sicherstellen, dass meine Facebook-Community genauso gut betreut wird wie meine Instagram-Community.

  • Ein weiterer wichtiger Aspekt ihrer Tätigkeit ist, dass sie in der Zeit vor einer Hochzeit einen Fragebogen an meine Hochzeitskunden sendet, um alle Informationen zu sammeln, die ich benötige, um sie an ihrem großen Tag bestmöglich zu betreuen. Darin enthalten ist auch die Erfassung sämtlicher Hochzeitsdienstleister mit ihren Instagram-Profilen, Website-Links und Kontaktinformationen. Emily übernimmt die Aufgabe, alle Links und Instagram-Profile zusammenzustellen und gegebenenfalls fehlende Profile zu finden, damit ich diese Informationen anschließend für meine Instagram-Posts verwenden kann.

Emilys Aufgaben für die Verwaltung der sozialen Medien
Emilys Aufgaben für die Verwaltung der sozialen Medien

Die Rolle von Emily bei der Unterstützung meines Unternehmens

  • Wenn ich die Vorschau teile, kann ich einfach diese Liste von Instagrams kopieren und einfügen, um alle Anbieter zu benennen. Emily übernimmt auch alle Links und formatiert sie für meinen Blog, sodass ich sie nur kopieren und in meinem Blog-Beitrag einfügen muss. Das klingt zwar nach einer kleinen Sache, aber wenn man jemals versucht hat, Informationen von Dutzenden von Anbietern an einem Hochzeitstag zu sammeln, kostet das so viel Zeit. Außerdem dient es den Anbietern und meinen Paaren besser, indem ich sie benennen und mit Bildern versorgen kann. Das wiederum fördert mein Geschäft, weil sie meine Bilder auf ihren Plattformen teilen und so mein Marketing unterstützen. Das schließt den Kreis und hilft meinem Geschäft, ist aber auch nur eine Aufgabe, die wirklich hilfreich ist, um sie auszulagern.

  • Die dritte Aufgabe, die Emily für mich erledigt, ist Pinterest. Leider habe ich einfach keine Zeit, mich um Pinterest zu kümmern, zusätzlich zu den anderen sozialen Medien, die ich betreue. Deshalb übernimmt Emily alles von meinem Blog, pinnt es auf Pinterest und erstellt Grafiken, die auf Pinterest viral- und teilenswert sind. So stelle ich sicher, dass regelmäßig Traffic auf meine Seite kommt und diese Boards regelmäßig mit meinem Inhalt aktualisiert werden, den ich auf meinem Blog teile.

  • Das vierte, was Emily für mich erledigt, gilt nur für diejenigen von Ihnen, die ein Online-Produkt oder einen digitalen Kurs anbieten. Sie kümmert sich um alle E-Mails im Kundenservice. Das ist unglaublich hilfreich, da Kundenservice-E-Mails regelmäßig hereinkommen und Menschen Schwierigkeiten haben, sich in ihre Konten einzuloggen, auf ihren Kurs zuzugreifen, eine Zahlung zu früh oder zu spät geleistet haben oder ihre Rechnung nicht finden können. Die Verwaltung dieser E-Mails ist fast unmöglich, daher übernimmt Emily sie für mich und unterstützt die Studierenden sogar noch besser.

Die Rolle von Emily bei der Unterstützung meines Unternehmens
Die Rolle von Emily bei der Unterstützung meines Unternehmens

Die Aufgaben von Emily - Auslagern von Aufgaben für mein Unternehmen

  • Emily übernimmt fünf wichtige Aufgaben, um mir bei der Verwaltung meines Unternehmens zu helfen.

  • Zunächst einmal kümmert sie sich um meine E-Mail-Verwaltung, indem sie sicherstellt, dass ich sehr zeitnah antworte und mir auch ermöglicht, geistige Ressourcen freizusetzen, um mich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

  • Des Weiteren gewährleistet sie, dass der Kursinhalt erstklassig ist und dass die Fragen meiner Schülerinnen und Schüler im Zusammenhang mit dem tatsächlichen Unterrichtsinhalt beantwortet werden.

  • Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Emily mir hilft, meine Benachrichtigungen in sozialen Medien zu verwalten. Ich schalte alle Benachrichtigungen auf meinem Handy aus, da es unmöglich ist, mit ihnen Schritt zu halten und mein Gehirn niemals abschalten würde, wenn ich ständig Benachrichtigungen von Facebook, Instagram, Pinterest, Clubhouse und anderen Plattformen sehen würde. Emily hilft mir dabei, auf Direktnachrichten oder Kommentare zu antworten und sicherzustellen, dass meine sozialen Medien nicht überwältigt werden.

  • Abschließend möchte ich erwähnen, dass Emily auch dafür sorgt, dass mir keine vitalen Benachrichtigungen entgehen, und somit meinen mentalen Raum von der Sorge befreit, eine wichtige Nachricht zu verpassen oder auf Anfragen nicht zu reagieren.

Die Aufgaben von Emily - Auslagern von Aufgaben für mein Unternehmen
Die Aufgaben von Emily - Auslagern von Aufgaben für mein Unternehmen

Conclusion:

Insgesamt kann die Einstellung eines virtuellen Assistenten einen erheblichen Beitrag zur Entlastung von kreativen Unternehmern leisten. Die Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Social-Media-Management, E-Mail-Verwaltung und anderen Tätigkeiten ermöglicht es den Inhabern, sich auf die wirklich wichtigen Aspekte ihres Unternehmens zu konzentrieren, wie die Erstellung von Inhalten und die Weiterentwicklung des Geschäfts.

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