Was ist der Verwaltungsprozess? Eine umfassende Anleitung

Verwaltungsprozess verstehen

• Ein Prozess ist eine Abfolge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines Ziels durchgeführt werden.

• Ein Beispiel wäre die Zubereitung einer Tasse Kaffee, bei der zuerst Wasser erhitzt, dann Instantkaffee und Zucker hinzugefügt und schließlich in einer Tasse serviert wird.

• Der Verwaltungsprozess ist ein systematischer Ablauf von Aktivitäten, die darauf abzielen, bestimmte Ziele in einer Organisation zu erreichen.

• Für die Verwaltung sind klare Prozesse wichtig, um effizient und zielgerichtet arbeiten zu können.

Verwaltungsprozess verstehen

Die Verwaltung des administrativen Prozesses

• Der administrative Prozess besteht aus vier Stufen. Die erste Stufe ist die Planung, in der festgelegt wird, was getan werden soll. Die zweite Stufe ist die Organisation, in der definiert wird, wie das Geplante umgesetzt werden soll. Die dritte Stufe ist die Leitung, in der sichergestellt wird, dass alles wie vorgesehen umgesetzt wird. Die vierte Stufe ist die Kontrolle, in der überprüft wird, ob das Ziel erreicht wurde.

• Obwohl das Modell der vier Stufen das gängigste und akzeptierteste ist, gibt es Autoren, die neue Stufen zum administrativen Prozess hinzufügen. Zum Beispiel Agustín Reyes Ponce, der die Stufe der Vorhersage hinzufügt, in der definiert wird, was getan werden kann, und die Stufe der Integration, in der festgelegt wird, wie die verschiedenen Aspekte zusammengeführt werden.

Die Verwaltung des administrativen Prozesses

Die Bedeutung des Planungsprozesses in der Organisation

• Der Planungsprozess umfasst die Festlegung von Zielen, die Analyse der Unternehmenssituation sowie die Entwicklung von Richtlinien und Budgets.

• Die Auswahl des Personals, die Zuweisung von Positionen, die Gestaltung der gesamten Organisationsstruktur und die Beschaffung von Materialressourcen wie Rohstoffe und Maschinen gehören zur Aufgabe der Organisation.

• In der Managementebene ist die Motivation der Mitarbeiter sehr wichtig, ebenso wie das Delegieren von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Die Bedeutung des Planungsprozesses in der Organisation

Der administrative Prozess in einer Cookie-Fabrik

• Der Produktionsleiter einer Cookie-Fabrik namens Andrés hat das Ziel, die Produktion um 30% im Vergleich zur Produktion des letzten Jahres zu steigern, die 40.000 Kekse betrug.

• Um dieses Ziel zu erreichen, hat Andrés acht Köche eingestellt und zwei neue Öfen gekauft.

• Die Köche wurden spezifischen Aufgaben zugewiesen, wie die Herstellung des Teigs, die Herstellung von Schokoladenchips und das Zuschneiden des Teigs.

• Der administrative Prozess umfasst die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle dieser Produktionsaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Der administrative Prozess in einer Cookie-Fabrik

Verantwortlichkeiten von Andrés als Küchenchef

• Andrés hat klare Verantwortlichkeiten als Küchenchef. Seine Aufgaben umfassen die Motivation und Überwachung seiner Köche sowie die Überprüfung des Produktionsberichts am Ende des Jahres.

• Um sicherzustellen, dass seine Anweisungen befolgt werden, muss Andrés seine Köche motivieren. Dies kann er durch Bonuszahlungen, Gehaltserhöhungen oder Anerkennung ihrer Leistung und Zugehörigkeit zum Unternehmen erreichen.

• Zusätzlich zur Motivation ist Andrés auch für die Überwachung der Arbeit seiner Köche verantwortlich. Er muss sicherstellen, dass alle Arbeiten gemäß den Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden.

• Am Ende des Jahres muss Andrés den Produktionsbericht prüfen und überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden. Falls nicht, muss er die Ursachen für das Scheitern identifizieren.

Verantwortlichkeiten von Andrés als Küchenchef

Conclusion:

Der Verwaltungsprozess ist ein essentieller Teil der effizienten Organisation von Aktivitäten in einer Firma. Die Kenntnis über die Stufen des administrativen Prozesses und die Bedeutung der Planung sind entscheidend für den Erfolg einer Organisation.