Embaucher un assistant virtuel : Quelles tâches devraient-ils effectuer ?

L'embauche d'un assistant virtuel pour les entrepreneurs en herbe

• Bonjour à tous et bienvenue sur ma chaîne, je m'appelle Hope et je suis photographe ainsi que coach en entreprise basée à Charleston. Sur cette chaîne YouTube, je partage des conseils pour les entrepreneurs ainsi qu'un aperçu de ma vie dans le Lowcountry.

• Aujourd'hui, je suis vraiment enthousiaste car le sujet dont je vais parler est, selon moi, quelque chose qui doit être abordé beaucoup plus souvent dans l'industrie créative, et c'est l'embauche d'une équipe et plus spécifiquement d'un assistant virtuel. En effet, l'une des grandes difficultés lorsqu'on embauche un assistant virtuel est de déterminer exactement quelles tâches leur confier pour votre entreprise.

• Les assistants virtuels ont généralement une multitude de tâches qu'ils peuvent effectuer pour d'autres chefs d'entreprise : des e-mails aux réseaux sociaux en passant par le branding et la refonte de sites web. Ils sont à l'aise avec de nombreuses tâches différentes. C'est pourquoi je souhaite aujourd'hui vous aider à déterminer précisément les tâches qu'un assistant virtuel pourrait accomplir dans votre entreprise.

• Si vous avez regardé ma vidéo sur l'externalisation de l'édition, vous savez que je suis convaincue que les chefs d'entreprise ne sont pas censés tout faire eux-mêmes. Ils doivent être soutenus, avoir une équipe, et se concentrer uniquement sur les tâches de haut niveau de leur entreprise. Je crois que les entrepreneurs les plus réussis sont ceux qui comprennent cela très tôt et réalisent que s'ils essaient de tout faire eux-mêmes, leur entreprise ne pourra jamais se développer. Ils passent constamment du temps à gérer les e-mails, les réseaux sociaux et bien d'autres choses, alors qu'ils devraient se concentrer sur la création de contenu, la production de cours et le partage sur les réseaux sociaux, par exemple.

L'embauche d'un assistant virtuel pour les entrepreneurs en herbe

Les cinq tâches que mon assistante virtuelle accomplit pour moi

• Complètement passer à côté de l'occasion de le faire dans leur entreprise, c'est pourquoi aujourd'hui je veux décomposer cinq tâches que mon assistante virtuelle fait pour moi. Son nom est Emily, elle est incroyable, je l'adore vraiment, et elle fait tellement de choses différentes pour mon entreprise que je ne pourrais même pas les couvrir dans une seule vidéo si j'essayais. Mais je veux décomposer les cinq choses qu'elle a faites pour moi, un peu au début de notre collaboration, et les cinq choses les plus utiles qu'elle fait pour moi. Initialement, lorsqu'elle m'a contacté, elle ne proposait que des services Pinterest. Elle m'a contacté en me demandant si j'avais besoin d'aide avec Pinterest, et j'ai répondu 'Oh Emily, je n'ai jamais touché à mon Pinterest, donc la réponse est oui'. Cela a commencé parce que je lui ai donné accès à mon Pinterest pour qu'elle prenne le relais, en épinglant des choses pour moi, etc. Et à partir de là, je lui ai demandé 'Peux-tu aussi faire ça ? Et ça ?' Et puis je suis devenue le genre d'Oprah dans un épisode de ses choses préférées, et je lui disais 'Tu as ce travail, tu as ce travail, tu as ce travail', et je n'ai cessé de lui confier des tâches, car elle était tellement douée pour ça. Cela m'a libéré tellement de temps et m'a ouvert tellement d'opportunités pour que je me concentre sur les aspects importants de mon entreprise. Nous allons donc plonger dans les cinq tâches qu'elle accomplit pour moi, et j'espère que vous trouverez cela vraiment libérateur et très enthousiasmant pour le potentiel d'embaucher quelqu'un dans votre entreprise pour prendre en charge les tâches administratives. En gros, si c'est une tâche de niveau administratif ou quelque chose que vous pourriez payer un stagiaire ou quelqu'un, genre sept ou huit dollars de l'heure pour le faire, cela devrait être externalisé. Je paie évidemment Emily bien plus que cela, mais c'est quelque chose qui devrait être externalisé. Si c'est quelque chose que peut faire n'importe qui, vous ne devriez pas le faire. Vous ne devriez vous consacrer qu'aux tâches de haut niveau que vous seul pouvez faire.

• Segment sumarize: Emily, mon assistante virtuelle, accomplit cinq tâches importantes pour moi dans mon entreprise. Au début, elle n'offrait que des services Pinterest, mais elle a rapidement pris en charge un large éventail de tâches pour libérer mon temps et me permettre de me concentrer sur des aspects plus stratégiques. Externaliser les tâches administratives est essentiel, et Emily m'a permis de le faire efficacement. Je vais maintenant détailler les cinq tâches qu'elle accomplit pour moi, dans l'espoir que cela puisse encourager d'autres entrepreneurs à envisager de déléguer certaines responsabilités pour se concentrer sur des aspects plus importants de leur entreprise.

Les cinq tâches que mon assistante virtuelle accomplit pour moi

Les responsabilités d'Emily dans la gestion des médias sociaux et des clients de mariage

• La première tâche d'Emily pour moi est de gérer ma page Facebook. C'est ma plateforme de médias sociaux la plus importante sur laquelle je suis le plus actif.

• Je passe la plupart de mon temps sur Instagram, ce qui signifie que toutes mes autres plateformes de médias sociaux idéalement nécessitent une personne en charge. Emily s'occupe donc de plusieurs choses pour moi sur Facebook. Lorsque je partage un nouvel article de blog sur un mariage que j'ai photographié, elle prend ces images et les partage sur Facebook avec le lien vers l'article de blog. Elle partage également des albums qui mènent au nouvel article de blog. Elle s'assure que chaque commentaire reçoive une réponse et que tous les messages soient lus ou qu'ils soient transmis à mon e-mail si nécessaire. Il y a tellement de choses différentes qu'elle fait, mais son travail consiste essentiellement à s'assurer que ma page Facebook est active et fonctionnelle, et que tout le contenu que je partage sur Instagram est également partagé sur ma page Facebook. Elle est tellement douée pour cela, elle gère tout si bien, bien mieux que je ne pourrais jamais le faire, et je m'assure que ce public est également servi aussi bien que mon public Instagram.

• La deuxième chose qu'elle fait et qui m'a été incroyablement utile, c'est qu'avant un mariage, j'envoie à mes clients un questionnaire pour recueillir toutes les informations dont j'ai besoin pour les servir au mieux le jour de leur mariage. Cela inclut de rassembler tous leurs prestataires de mariage, en obtenant leur Instagram, leur site Web et leurs coordonnées, afin que je puisse partager les images avec eux après le jour du mariage. Mais ce que fait Emily, c'est qu'elle prend tous ces liens et tous ces comptes Instagram, et parfois mes clients ne parviennent pas à trouver leur compte Instagram ou ne l'incluent pas. Emily trouve donc tous leurs profils Instagram et les met dans une légende que je peux utiliser sur Instagram.

Les responsabilités d'Emily dans la gestion des médias sociaux et des clients de mariage

Les tâches déléguées à Emily pour mon entreprise florissante

• Une des tâches principales qu'Emily fait pour moi est la gestion de mes médias sociaux. Elle prend en charge la publication préliminaire sur Instagram en créditant tous les fournisseurs. De plus, elle formate tous les liens pour mon blog, ce qui me fait gagner énormément de temps.

• Ensuite, Emily se charge de la gestion de Pinterest. Étant donné que je n'ai pas le temps de m'occuper de Pinterest en plus de mes autres comptes de médias sociaux, Emily prend tout le contenu de mon blog et le partage sur Pinterest. De plus, elle crée des graphiques attrayants pour s'assurer que le trafic continue d'affluer.

• Un autre aspect important est la gestion des e-mails de service client. Pour ceux d'entre nous ayant un produit en ligne ou un cours numérique, Emily prend en charge la gestion de tous les e-mails de service client. Cela inclut l'aide à la connexion, la manipulation des paiements et le traitement des remboursements. Cette assistance est extrêmement précieuse pour servir au mieux mes étudiants.

• Finalement, Emily prend en charge les tâches qui semblent insignifiantes mais qui sont pourtant essentielles. Elle s'occupe de la gestion des tableaux et de la mise à jour régulière du contenu à partager sur mon blog. Cela a un impact significatif sur la croissance de mon entreprise, car les fournisseurs partagent mes images sur leurs propres plateformes, ce qui me fait de la publicité gratuite.

Les tâches déléguées à Emily pour mon entreprise florissante

Les tâches déléguées à Emily par l'auteur

• L'une des tâches les plus précieuses qu'Emily accomplit pour moi est de gérer mes emails. Elle s'assure que je reçois des réponses très rapidement, ce qui me permet de libérer de l'espace mental pour me concentrer sur l'essentiel, comme m'assurer que le contenu de mes cours est excellent et répondre aux questions de mes étudiants en lien avec le contenu que j'enseigne.

• De plus, Emily m'aide à gérer les notifications de mes réseaux sociaux. Je suis strict sur le fait de désactiver les notifications des médias sociaux sur mon téléphone, car il est impossible de suivre le rythme et cela sollicite inutilement le cerveau. Emily m'aide à gérer ces notifications en répondant occasionnellement aux messages privés et aux commentaires, et en veillant à ce que mes comptes de médias sociaux ne deviennent pas submergés de demandes que je n'ai pas eu le temps de traiter. Elle me tient informé des éléments essentiels que j'aurais pu manquer, ce qui me permet de me libérer de la préoccupation de rater un message ou une requête sur Instagram, car c'est Emily qui gère cela pour moi.

Les tâches déléguées à Emily par l'auteur

Conclusion:

En conclusion, l'embauche d'un assistant virtuel pour les entrepreneurs offre une opportunité d'externaliser les tâches administratives et de se concentrer sur les aspects stratégiques de l'entreprise. Déléguer les responsabilités à un assistant virtuel compétent peut libérer un temps précieux pour la croissance de l'entreprise. Explorez les avantages d'une telle collaboration pour une productivité accrue et une meilleure gestion du temps.

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