Qu'est-ce que le processus administratif et comment l'optimiser?

Le Processus Administratif

• Le processus administratif consiste en une séquence d'activités réalisées pour atteindre un objectif spécifique.

• Pour illustrer, préparer une tasse de café instantané nécessite un processus qui comprend le chauffage de l'eau, l'ajout du café instantané, du sucre, et enfin le service dans une tasse.

• Chaque étape de ce processus contribue à l'objectif final qui est de préparer une tasse parfaite de café instantané.

Le Processus Administratif

Les Quatre Étapes du Processus Administratif

• Le processus administratif se compose de quatre étapes. La première étape est la planification, où l'on décide de ce qui va être fait. Ensuite, il y a l'organisation, qui consiste à définir comment ce qui a été planifié sera réalisé. La troisième étape est la direction, où l'on doit s'assurer que tout se déroule comme prévu. Enfin, la quatrième étape est le contrôle, où l'on vérifie si les objectifs ont été atteints ou non.

• Bien que ce modèle des quatre étapes soit le plus courant et le plus accepté, certains auteurs ajoutent de nouvelles étapes au processus administratif. Par exemple, Agustín Reyes Ponce propose d'ajouter l'étape de la prévision, où l'on doit définir ce qui peut être fait, ainsi que l'étape de l'intégration, où l'on doit dire...

Les Quatre Étapes du Processus Administratif

Processus administratif de planification et d'organisation

• La planification implique de prévoir avec quoi et avec qui les choses prévues vont être réalisées. Cela fait partie intégrante du modèle en quatre étapes. Chacune des quatre étapes du processus administratif comprend des tâches très spécifiques, telles que la fixation des objectifs, l'analyse de la situation de l'entreprise et l'élaboration de politiques et de budgets.

• L'intégration fait également partie de la planification, et concerne la sélection du personnel, l'attribution des postes, la conception de l'ensemble de la structure organisationnelle et l'acquisition de ressources matérielles telles que les matières premières et les machines. Dans le domaine de la gestion, la motivation et le savoir-faire pour déléguer sont des aspects très importants.

Processus administratif de planification et d'organisation

Processus administratif dans une usine de cookies

• Dans le cadre des opérations d'une entreprise, le processus administratif est essentiel pour assurer le bon fonctionnement. Il comprend la planification, l'organisation, la direction, la communication et la supervision des collaborateurs.

• La mesure des progrès et l'interprétation des résultats sont également des aspects importants du processus administratif. Il s'agit de vérifier si les objectifs ont été atteints ou non.

• Prenons un exemple concret pour illustrer ce processus. Andrés est le directeur de production d'une usine de cookies. Son objectif est d'augmenter la production de 30 % par rapport à l'année précédente, qui était de 40 000 cookies. Cette année, il vise à produire 52 000 cookies.

• Pour atteindre cet objectif, Andrés a embauché huit cuisiniers et acheté deux nouveaux fours. Chaque cuisinier s'est vu confier des tâches spécifiques, telles que la préparation de la pâte, la préparation des pépites de chocolat et la découpe de la pâte.

Processus administratif dans une usine de cookies

Responsabilités et motivations au travail

• Chacun a des responsabilités bien définies, comme ajouter les garnitures et faire cuire les biscuits. Andrés doit motiver ses cuisiniers en les incitant à la production par le biais de bonus ou d'augmentations de salaire. Il peut aussi les motiver en reconnaissant leurs efforts et en les faisant sentir partie intégrante de l'entreprise, une motivation plus émotionnelle.

• En plus de motiver son équipe, Andrés doit superviser le travail de ses cuisiniers pour s'assurer que tout est fait conformément aux politiques de l'entreprise. En fin d'année, il doit vérifier son rapport de production pour voir si l'objectif a été atteint. S'il a été atteint, il devra probablement envisager un nouvel objectif, sinon, il devra identifier les causes qui l'ont empêché d'être atteint.

Responsabilités et motivations au travail

Conclusion:

Le processus administratif comprend des étapes clés telles que la planification, l'organisation, la direction et le contrôle. En les comprenant et en les optimisant, vous pouvez atteindre avec succès les objectifs de votre entreprise.