Comment mettre à jour efficacement votre plan comptable dans Odoo Accounting

Mise à jour du tableau des comptes dans Odoo

• Bonjour et bienvenue dans notre tutoriel. Dans notre dernier tutoriel, nous avons vu les comptes de base et la configuration du plan comptable. Pour aller plus loin, découvrons ensemble les astuces sur la façon de mettre à jour votre plan comptable lorsque vous configurez votre comptabilité pour la première fois.

• Cette vidéo recommandera des approches adaptées en vous montrant comment mettre à jour tous les comptes efficacement par lots grâce à un import de feuille de calcul.

• Connectons-nous maintenant à la base de données pour voir comment faire cela. Nous voici dans notre base de données pour la société My Ping Cars. Ce que je dois faire pour préparer ma configuration comptable, c'est d'abord mettre à jour mon plan comptable.

• Je vais donc dans la configuration de l'application comptable et vérifie le menu du plan comptable. Au lieu de mettre à jour manuellement compte par compte, je veux sélectionner la liste entière, tous les 400 comptes, et l'exporter dans une feuille de calcul.

• Je vais cliquer sur 'exporter'. Vous voyez que Odoo me donne déjà quelques champs à exporter. Ce que je veux ajouter en plus, c'est sélectionner la fonction 'je veux mettre à jour les données'. Cette fonction nous permet ensuite, lors de l'importation, de nous assurer que nous mettons à jour les bons enregistrements et n'en ajoutons pas de nouveaux.

• Ce que je vais ajouter également est le champ 'déprécié' ici, car nous en aurons besoin lorsque nous voulons mettre à jour le plan comptable.

Mise à jour du tableau des comptes dans Odoo

Importation et mise à jour des données dans le système Udu

• Lorsque vous effectuez une importation dans le système Udu, il est essentiel de comprendre certains concepts clés.

• La colonne initiale, que l'on appelle l'ID externe, est d'une importance capitale. Il s'agit d'un code unique pour toute information dans votre base de données. Cela concerne votre plan comptable, vos contacts, ou toute autre donnée dans le système. Lorsque vous effectuez une mise à jour via une importation, cette information est cruciale pour garantir que les bonnes données sont mises à jour dans le système.

• Un autre point important est le type de compte. Il est fortement recommandé de ne pas le modifier facilement, en particulier pour les comptes existants. Cette notion revêt une grande importance dans Udu. Pour les comptes existants, il est préférable de ne mettre à jour que les nouvelles données à intégrer.

• Envisageons maintenant un scénario où vous souhaitez mettre à jour un compte existant. Plutôt que de créer un nouvel ensemble de comptes, il est conseillé de mettre à jour l'ensemble existant. Par exemple, si vous avez un compte dans la catégorie des immobilisations comprenant les meubles et les véhicules, et que vous souhaitez modifier le libellé 'véhicules' en 'voitures', il suffit de réaliser cette modification aisément.

• Ainsi, vous avez la possibilité de modifier les libellés selon vos besoins, tout en veillant à suivre les bonnes pratiques pour assurer l'intégrité des données.

Importation et mise à jour des données dans le système Udu

Gestion du plan comptable : codes de compte et types de compte

• Lorsque vous souhaitez modifier le code de compte dans votre plan comptable, les principes comptables de votre pays peuvent imposer plus ou moins de restrictions.

• En Belgique ou en France, par exemple, le code de compte revêt une grande importance lorsqu'il s'agit de répartir les comptes dans le rapport financier, car il influence l'établissement du bilan et du compte de résultat.

• Il est possible de modifier le code de compte, mais dans une certaine mesure : il est impératif de conserver les deux premiers chiffres intacts et de modifier le reste, sans toutefois le faire de manière incontrôlée.

• Dans d'autres pays tels que le Royaume-Uni ou les États-Unis, le code de compte n'a pas autant d'importance pour les rapports financiers. Seul le type de compte est essentiel, ce qui signifie qu'il n'y a pas de restrictions particulières à ce niveau.

• Avant de mettre à jour votre plan comptable, il est essentiel de bien connaître les critères comptables de votre pays.

• Ajouter un nouveau compte est très simple : il suffit de se rendre au bas de la page et d'en ajouter un à la liste existante. Il est alors nécessaire de spécifier le type de compte, car il s'agit d'un compte inexistant. En cas de doute concernant le type de compte à choisir, il est recommandé de sélectionner le compte existant le plus proche du compte souhaité.

Gestion du plan comptable : codes de compte et types de compte

Création de comptes et gestion des comptes inutilisés

• Lors de la création de comptes, il est possible de simplement laisser la configuration par défaut.

• Les dépenses peuvent être enregistrées sans spécifier d'identifiant externe, car un nouveau compte sera créé automatiquement, et un identifiant externe lui sera attribué.

• Cependant, il est toujours possible de spécifier un identifiant externe, en utilisant par exemple une séquence unique associée à un trigramme, pour s'assurer d'avoir un code externe unique.

• Il est déconseillé de supprimer des comptes inutilisés, car il est préférable de les déprécier. Déprécier un compte signifie l'archiver, de sorte qu'il existe toujours, mais ne peut pas être sélectionné lors de la création d'écritures comptables.

• La dépréciation est importante car de nombreux comptes par défaut sont utilisés, tels que les comptes clients, et leur suppression accidentelle peut entraîner des erreurs ultérieures.

Création de comptes et gestion des comptes inutilisés

Mise à jour des comptes et importation de fichiers

• Le type de compte actuel est très important car il doit toujours être conservé tel quel, sans possibilité de modification. Il s'agit d'un compte audio spécifique qui nous permet essentiellement de fournir le bénéfice ou la perte totale de l'année dans le bilan. Il est donc essentiel de se rappeler que vous ne pouvez en conserver qu'un seul, de ne pas le déprécier et de ne pas le supprimer.

• Une fois que toutes les mises à jour sont effectuées, il suffit de sauvegarder les modifications dans le fichier, puis de revenir à la base de données pour les mettre à jour par le biais d'une importation. Pour ce faire, rendez-vous dans la section 'Favoris' et procédez à l'importation des enregistrements. Choisissez le fichier mis à jour, sélectionnez les champs appropriés grâce aux noms de colonnes adéquats qui sont automatiquement reconnus par le système audio. Avant de confirmer l'importation, il est recommandé de vérifier la validité de toutes les données pour s'assurer que tout fonctionne correctement.

• En réalisant cette opération, par exemple pour le compte 'Voitures', vous constaterez que le nom et le code ont été mis à jour facilement et rapidement. Le processus d'importation est donc beaucoup plus efficace que la mise à jour manuelle ligne par ligne.

Mise à jour des comptes et importation de fichiers

Conclusion:

En suivant les bonnes pratiques pour mettre à jour votre plan comptable dans Odoo Accounting, vous pourrez gagner du temps et optimiser la gestion de vos données. Grâce à l'importation par lots et à la connaissance des règles comptables spécifiques à votre pays, vous pourrez maintenir l'intégrité de vos comptes de manière efficace.

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