Wie automatisiere ich meinen $75k/mo SMMA mit Zapier?

By Evan Vance · 2024-03-17

Ich bin ein großer Fan von Automatisierung, weil sie Hebelwirkung bedeutet: mehr in weniger Zeit erledigen. Die Schönheit der Software-Automatisierung liegt darin, dass Software ziemlich zuverlässig ist. Zapier ermöglicht es, einen Workflow zu nutzen, um große Teile des Onboarding-Prozesses in Agenturen zu automatisieren.

Automatisierung im Agenturbereich: Effiziente Onboarding-Prozesse mit Zapier

  • Ich bin ein großer Fan von Automatisierung, weil Automatisierung Hebelwirkung bedeutet: Sie können mehr erledigen in weniger Zeit und all das. Die Schönheit der Software-Automatisierung liegt speziell darin, dass Sie Software nicht wie Menschen managen müssen und es keine menschlichen Fehler gibt. Es gibt keine dummen kleinen Fehler, Software ist ziemlich berechenbar und im Vergleich zu Menschen ziemlich zuverlässig. Es können zwar technologische Fehler auftreten, aber die meisten Softwarelösungen haben eine Betriebszeit von 99,9 % oder eine Arbeitszeit von derartig hohem Prozentsatz. Zapier ist genau das. Ich werde Ihnen einen Workflow zeigen, den Sie in Ihrer Agentur nutzen können, um einen ziemlich großen Teil des Onboarding-Prozesses zu automatisieren, so dass Sie praktisch nichts mehr tun müssen. Auf diese Weise können Sie menschliche Fehler eliminieren, rote Flaggen für Ihre Kunden vermeiden und einfach schneller und einfacher Dinge erledigen. Stellen wir uns vor, Sie betreiben eine Agentur für Zahnarzt-Facebook-Anzeigen und Ihre Kunden laden eine ZIP-Datei hoch, die einige Branding-Assets sowie einige Videos von ihrem YouTube-Kanal enthält, damit Sie diese in automatisierte E-Mail-Sequenzen einfügen können. Wir werden nun zu Zapier gehen und ich werde Ihnen zeigen, wie Sie das einrichten können, einfach um Ihr Denken ein wenig in Gang zu bringen, denn Sie können mit Zapier wirklich kreativ sein. Ich fand die Integration von Google Drive wirklich cool. Sie können auf Google Drive klicken und für das Ereignis 'Wenn eine neue Datei in einem bestimmten Ordner vorhanden ist' auswählen, um fortzufahren.
Automatisierung im Agenturbereich: Effiziente Onboarding-Prozesse mit Zapier
Automatisierung im Agenturbereich: Effiziente Onboarding-Prozesse mit Zapier

Automatisierung von Dateiübertragungen mit Google Drive und Zapier

  • Was ich für diese Art von Aufgabe gemacht habe, ist, dass ich einen Google Drive-Ordner für alle meine Kunden erstellt habe, in den sie ihre Assets hochladen können. Sobald ein Asset in diesen Ordner hochgeladen wurde, wurde es automatisch in einen sekundären privaten Google Drive-Ordner weitergeleitet, auf den nicht jeder Zugriff hat. So konnte niemand die Dateien sehen, die in den ersten Ordner hochgeladen wurden - sie wurden sofort in den nächsten Ordner verschoben. Außerdem wurde uns per E-Mail mitgeteilt, dass eine Person ihre Assets hochgeladen hat, damit wir mit der Arbeit beginnen konnten. Wir haben einen neuen Datei- und Ordnertrigger eingerichtet und dann meinen Google Drive ausgewählt. Anschließend haben wir einen neuen Ordner erstellt und den Trigger getestet. Sobald dies erledigt war, hat Zapier reagiert, die neue Datei gefunden und sie in einen anderen Ordner auf Google Drive verschoben. Dabei wurde die Datei ausgewählt, der richtige Drive festgelegt und der Zielordner ausgewählt. Die Datei wurde automatisch vom öffentlichen in den privaten Ordner verschoben, der nur für bestimmte Personen freigegeben war, nicht für jeden mit einem Link. Zusätzlich konnten wir über Zapier eine E-Mail abrufen.
Automatisierung von Dateiübertragungen mit Google Drive und Zapier
Automatisierung von Dateiübertragungen mit Google Drive und Zapier

Effektives E-Mail-Management für Onboarding-Prozesse

  • In Bezug auf das Versenden von Ausgangs-E-Mails und Empfangsempfängern möchten Sie die E-Mail-Adresse der Person eingeben, die Ihr Onboarding durchführen wird. Der Betreff kann beliebig sein, z.B. Neue Kundenanmeldung. Dann wird es etwas knifflig. Hier können Sie den HTML-Code einfügen, um Verknüpfungen herzustellen. Sie verlinken den Ordner, in den die Datei verschoben wurde, und fordern die Branding-Assets herunterzuladen. Bitte erledigen Sie dies innerhalb von drei Tagen. Sie können auch Links einfügen, um bearbeitete Dateien hochzuladen. Danke für die Zusammenarbeit!
Effektives E-Mail-Management für Onboarding-Prozesse
Effektives E-Mail-Management für Onboarding-Prozesse

Effizientes Management von Assets und Teamarbeit mit Google Formularen

  • Einige Leute wissen genau, wie wichtig es ist, Assets zu verwalten. Sobald Ihr Team weiß, dass diese Assets hochgeladen wurden, müssen sie diese herunterladen und dann eine Webseite für den Kunden einrichten. Vielleicht möchten Sie dies als 'Kundenaufträge Assets Hochladen' bezeichnen. Während Ihr Team seine Uploads durchführt, können Sie auch Google Formulare verwenden. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe abgeschlossen hat, können Sie ein neues Formular erstellen, in dem der Name des Kunden und die E-Mail-Adresse des Kunden angegeben werden müssen. Sie können dann eine E-Mail an die Person senden, die für die Überprüfung der Arbeit zuständig ist. Dies schafft Transparenz und Effizienz im Teammanagement.
Effizientes Management von Assets und Teamarbeit mit Google Formularen
Effizientes Management von Assets und Teamarbeit mit Google Formularen

Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit Zapier

  • Sobald dies erledigt ist, reichen Sie dieses Google-Formular ein, in dem steht, dass dieser Kunde abgeschlossen wurde. Dann, wenn dieses Google-Formular eingereicht wird, bin ich ein bisschen vorausgegriffen, also ist das alles, was dieser Zap wirklich ist, ist die Leiter der Operation oder es kann sogar nur Kundenkonten doppelt überprüfen, zum Beispiel. Und dann kann der Leiter der Operation das Kundenkonto überprüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung und sauber ist. Damit Ihr Leiter der Operation nicht ständig E-Mails manuell eingeben oder dies kopieren und einfügen muss, können Sie ein weiteres Google-Formular haben. Wenn Ihr Leiter der Operation die Kontrolle des Kontos abgeschlossen hat und alles in Ordnung ist und sie das Konto starten, können sie ein separates Google-Formular mit dem Namen und der E-Mail des Kunden einreichen und dann können wir eine E-Mail per Zapier direkt an den Kunden senden und sagen: Hey, fantastisch, wir sind live, wir sind bereit zu gehen, alles wurde für Sie gestartet, damit Sie nicht noch einmal jemanden haben müssen, der Nachrichten kopiert und einfügt oder Tippfehler macht oder bestimmte Details vergisst, und dann wird dieser ganze Prozess optimiert. Und das Schöne daran ist, dass Sie einen Kunden unterzeichnen, ihnen sagen, was als Nächstes auf Ihrem Onboarding-Anruf passieren muss, zum Beispiel laden sie diese Datei hoch und ihr Konto wird mit Ihnen ohne dass Sie etwas tun gestartet. Zapier ist dafür wirklich cool. Es gibt einige andere Arten von Software, die ich benutze. Es wird ein Video auf dem Bildschirm geben, das können Sie sich ansehen. Es ist alles wirklich einfache Software, es geht nur darum, wie man es nutzt, was wirklich wichtig ist. Hoffentlich gefällt Ihnen das, schauen Sie sich das Video an und bis bald.
Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit Zapier
Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit Zapier

Conclusion:

Durch Automatisierung mit Zapier können Agenturen wie die für Zahnarzt-Facebook-Anzeigen ihren Onboarding-Prozess optimieren, menschliche Fehler vermeiden und effizienter arbeiten. Die Integration von Google Drive und Effektives E-Mail-Management helfen, den Prozess reibungslos zu gestalten.

Q & A

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